A BOROVI Zrt.-nél a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (Panasz tv.) előírásai alapján a társaságon belüli visszaélések bejelentésére, felderítésére, kivizsgálására belső visszaélés-bejelentési rendszert működtet, melynek keretén belül a jogellenes vagy jogellenesnek feltételezett cselekményre vagy mulasztásra, illetve egyéb visszaélésre vonatkozó információt lehet bejelenteni.
I. A VISSZAÉLÉS-BEJELENTÉSI RENDSZERBE BEJELENTÉST TEHETNEK:
a) a BOROVI Zrt. által jelenleg foglalkoztatott munkavállalók és munkavégzésre irányuló egyéb jogviszonyban foglalkoztatottak, illetőleg akiknek ilyen jogviszonya már megszűnt, emellett akik ilyen foglalkoztatásra irányuló jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
b) azok a gazdálkodó szervezetek, akik/amelyek a BOROVI Zrt.-vel szerződéses kapcsolatban állnak vagy álltak (ide értve bármely jogi személyiség nélküli vagy jogi személy vállalkozót, alvállalkozót, beszállítót), ide értve azokat is, akiknél/amelyeknél ilyen szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, valamint ezek felügyelete, illetőleg irányítása alatt álló személyek
c) a BOROVI Zrt. tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a BOROVI Zrt. ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is,
d) a BOROVI Zrt.-nél tevékenységet végző vagy végzett gyakornok és önkéntes, ide értve azokat is, akiknél ilyen jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött.
II. BEJELENTÉSI CSATORNÁK
A Bejelentés az alábbi csatornákon keresztül juttatható el a BOROVI Zrt. részére:
- Bejelentővédelmi megbízott neve: …. státusza/beosztása: …
- postai úton – postacím: BOROVI Zrt., 5002 Szolnok, Pf.223
- e-mailben – e-mail cím: visszaelesbejelentes.borovi@gmail.com– az erre az e-mail címre érkező megkereséseket kizárólag a Bejelentővédelmi megbízott – vagy akadályoztatása estén a Jogi vezető – látja.
- telefonon: …..
- személyesen: 5000 Szolnok, Nagysándor József út HRSZ: 15751/6
A fenti telefonszámon hang- vagy képrögzítés nem történik, illetőleg egyéb, rögzített hangüzenetküldő rendszer alkalmazására sem kerül sor.
III. A BEJELENTÉS TÍPUSAI ÉS MÓDJAI
A bejelentés egyaránt megtehető nyílt módon, vagy névtelen, un. anonim bejelentésként. A bejelentésnek minden esetben tartalmaznia kell az ügylet, esemény rövid leírását, a visszaélés, vagy annak gyanúja kapcsán érintett alkalmazott, ügyfél vagy egyéb személy(ek) megjelölését (név és az ügy kapcsán megismert személyes adatok feltüntetésével), valamint a visszaélésre utaló gyanú okainak és az ezekkel kapcsolatos körülmények leírását, a bejelentés lényegét érintő információk ismertetésével.
A bejelentőnek főszabályként a bejelentés megtételekor meg kell adnia a nevét, a munkavégzésének a helyét, a, szervezeti egységét.
A névtelenül vagy azonosíthatatlan bejelentő által tett bejelentés vizsgálata – jogszabály alapján – mellőzhető.
A bejelentő személyazonossága felfedése nélkül, anonim módon is tehet bejelentést.
Az anonim bejelentés módjára vonatkozóan az alábbi lehetőségek állnak rendelkezésre:
- postai úton benyújtott bejelentés (névtelen/aláírás nélküli levélben, megjelölve, hogy visszaélés bejelentéséről van szó) a fenti postacímre;
- álneves/nevet nem tartalmazó e-mail címről; ebben az esetben a bejelentést a visszaelesbejelentes.borovi@gmail.com e-mail címen kell megtenni.
Figyelem! A bejelentővédelmi rendszer e-mail címére küldött üzenetek nem minden esetben alkalmasak név nélküli bejelentés megtételére, az így küldött e-mail-ek küldőjének e-mail címe adott esetben beazonosítható!
Anonim bejelentés esetén javasolt egy korábban semmilyen más célra nem használt, nevet vagy névtöredéket, becenevet vagy más, az adott személyre jellemző és mások által is ismert jellemzőket mellőző, újonnan regisztrált email cím használata és annak nyilvános hálózatról (publikus IP cím) történő elküldése. A BOROVI Zrt. és a bejelentővédelmi megbízott nem tesz lépéseket annak érdekében, hogy az anonim bejelentés mögött álló személy azonosságát informatikai eszköz vagy alkalmazás használatával (pl. egyedi IP cím visszakeresése) vagy bármely más módon megállapítsa.
IV. A BEJELENTÉS KIVIZSGÁLÁSA
A személyes adatok megőrzésének- eltérő rendelkezés hiányában- elévülési időig való megőrzésének adatkezelési célja annak bizonyíthatósága, hogy a Társaság jogszerűen járt el, figyelemmel arra is, hogy bírósági jogérvényesítés során azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, a Társaság köteles bizonyítani.
A bejelentés kivizsgálását a bejelentővédelmi megbízott végzi el és egyben koordinálja a vizsgálatba bevont, a bejelentés kivizsgálását elősegítő személyek tevékenységét. A bejelentővédelmi megbízott minden esetben tájékoztatja az Etikai Bizottságot a bejelentésről, amely a bejelentéssel kapcsolatos eljárásban a döntéshozó.
A bejelentővédelmi megbízott a bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a bejelentés kivizsgálásának az eredményéről, a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt írásban tájékoztatja.
A bejelentésben foglaltakat a körülmények által lehetővé tett legrövidebb időn belül, de legfeljebb a bejelentés beérkezésétől számított harminc napon belül a bejelentést kivizsgálók kötelesek érdemben kivizsgálni. Ez a határidő különösen indokolt esetben, legfeljebb egy alkalommal hosszabbítható meg, de a vizsgálat tartama hosszabbítás esetén sem haladhatja meg a három hónapot. A kivizsgálásra rendelkezésre álló határidő meghosszabbításáról, annak indoka és várható befejezése megjelölésével a bejelentőt – ha személye ismert – a bejelentővédelmi megbízottnak egyidejűleg tájékoztatnia kell.
A személyes adatok megőrzésének- eltérő rendelkezés hiányában- elévülési időig való megőrzésének adatkezelési célja annak bizonyíthatósága, hogy a Társaság jogszerűen járt el, figyelemmel arra is, hogy bírósági jogérvényesítés során azt, hogy az adatkezelés a jogszabályban foglaltaknak megfelel, a Társaság köteles bizonyítani.
V. A BEJELENTÉS KIVIZSGÁLÁSÁT KÖVETŐ SZABÁLYOK
Ha kivizsgálás eredményeként megállapítást nyer, hogy a bejelentésben foglalt visszaélés sérti a BOROVI Zrt. által meghatározott magatartási szabályokat, a munkáltatói jogkör gyakorlója a munkaviszonyra vonatkozó előírásoknak megfelelően a munkavállalóval szemben munkáltatói intézkedést alkalmazhat.
Ha a visszaélés bűncselekmény, akkor a BOROVI Zrt. megteszi a büntetőeljárás megindítása érdekében szükséges intézkedéseket. Ha a visszaélés jogellenes adatkezelést, adatvédelmi incidenst okozott, vagy az eljárás résztvevője (különösen: bejelentő, vizsgálat alá vont személy) adatvédelmi jogait gyakorolja, akkor a bejelentővédelmi megbízott értesíti az adatvédelmi tisztviselőt.
A vizsgálat végeztével arról, illetve szükséges mértékben a vizsgálat eredményéről és az esetlegesen megtett intézkedésekről a Bejelentővédelmi megbízott – az Etikai Bizottsággal való egyeztetést követően – értesíti a bejelentőt, amennyiben személye ismert.
VI. A VISSZAÉLÉST BEJELENTŐK VÉDELME
A Bejelentő diszkriminációval és tisztességtelen bánásmóddal szembeni védelme az eljárás teljes szakaszában biztosított. A Bejelentés miatti megtorlás minden formája, legyen az hivatalos vagy magánjellegű, önmagában is etikai vétségnek minősül, az eredeti probléma jelentőségétől függetlenül.
A Panasztörvény minden, a bejelentő számára hátrányos intézkedést, amelyre a Bejelentés jogszerű megtétele miatt kerül sor és amelyet a Bejelentővel fennálló jogviszonyával vagy kapcsolattal összefüggésben valósítanak meg, jogellenesnek minősíti akkor is, ha egyébként jogszerű lenne.
VII. A BEJELENTŐ ÉS A BEJELENTÉSBEN ÉRINTETT TERMÉSZETES SZEMÉLY ADATAINAK KEZELÉSE
A BOROVI Zrt. gondoskodik mind a Bejelentő személy, mind a Bejelentésben érintett egyéb természetes személyek személyes adatainak védelméről. A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között a bejelentőnek, illetőleg annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet, a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.
A belső visszaélés-bejelentési rendszer úgy kerül kialakításra, hogy a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más ne ismerhesse meg.
A nyílt bejelentés esetén a BOROVI Zrt. törvényi felhatalmazás alapján a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelheti a bejelentőnek a személyes adatait, valamint jogosult azokat a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet (pl. nyomozó hatóság, felügyeleti szerv, adóhatóság) részére továbbítani. A BOROVI Zrt. a bejelentésben érintett személynek a kivizsgáláshoz szükséges személyes adatait – törvényi felhatalmazás alapján – a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából szintén kezelheti és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő külső szervezet (pl. nyomozó hatóság, felügyeleti szerv, adóhatóság) részére továbbíthatja.
A Bejelentést, illetve a Bejelentésben megadott személyes adatokat a BOROVI Zrt. által működtetett visszaélés-bejelentési rendszer főszabály szerint 3 évig, amennyiben a bejelentés bűncselekménnyel kapcsolatos, a büntethetőség elévülési idejének elteltéig őrzi meg (2012. évi I. törvény 286. § (2) bekezdés).
A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor a bejelentővédelmi megbízott részletesen tájékoztatja a rá vonatkozó bejelentésről, az adatvédelmi jogszabályok alapján megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról.
